Privacybeleid

Bij Emixis verbinden wij ons ertoe uw privacy te beschermen en te respecteren. We streven naar GDPR conformiteit.

Inleiding

Dit privacybeleid regelt de manier waarop Emixis en zijn dochterondernemingen de “Persoonsgegevens” die wij verzamelen, ontvangen en opslaan, gebruiken. Deze gegevens betreffen de personen met wie wij in relatie staan en die gebruikmaken van onze software, diensten, mobiele toepassingen of website: www.emixis.com.

Persoonsgegevens zijn de gegevens die u ons verstrekt of die wij kunnen verzamelen en die u persoonlijk identificeren. Deze gegevens zijn bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, facturatiegegevens, uw persoonlijke locatie, locatie van uw voertuig, trajectgegevens of alle andere gegevens die nodig zijn voor een correct gebruik van onze producten.

Emixis levert producten aan particulieren, ondernemingen of wederverkopers, inclusief hun onderaannemers (“klanten”).

Dit privacybeleid betreft de persoonsgegevens die we krijgen of verzamelen in gelijk welk formaat: op papier, mondeling of elektronisch, afkomstig van de particuliere klanten of gebruikers van de producten. Dit document definieert welke persoonsgegevens wij ontvangen en hoe wij die gebruiken, verwerken, bewaren en doorgeven. Het beschrijft ook hoe u toegang kunt krijgen tot uw persoonsgegevens, hoe u ze kunt bijwerken, verwijderen en controleren.

U kunt kiezen of u al dan niet instemt met de verstrekking en doorgifte van uw persoonsgegevens in het kader van het gebruik van onze Emixis-producten en onze website. Als u weigert om deze gegevens te verstrekken, kunt u geen gebruik maken van onze producten. U kunt wel nog steeds onze website bezoeken en gebruiken, maar zonder toegang te krijgen of gebruik te kunnen maken van bepaalde functies, opties, programma’s of diensten die onze interactie vereisen.

Onze website kan links bevatten naar websites van derden en diensten die niet in handen zijn van of gecontroleerd worden door Emixis. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken en inhoud van dergelijke websites, diensten en advertenties van derden. U dient er zich dan ook bewust van te zijn dat u die websites op eigen risico bezoekt.

Dit privacybeleid maakt integraal deel uit van onze algemene voorwaarden: de Algemene Voorwaarden van Emixis.

Alle vragen met betrekking tot ons privacybeleid en onze privacypraktijken kunnen per e-mail worden gericht aan: GDPR@emixis.com of opgestuurd naar het volgende adres:

Emixis

Data Compliance Officer – Dhr. Vincent Greslebin
Spaarbekkenstraat 3
1130 Brussel – België

Welke gegevens verzamelen wij en hoe gebruiken wij die gegevens?

Gegevens betreffende de bezoekers aan onze website:
Gegevens die ons vrijwillig worden verstrekt:

Wij verzamelen de persoonsgegevens die u ons vrijwillig meedeelt of die u ons verstrekt door een van onze standaardformulieren in te vullen: product- of dienstaanvraag, vragen, carrièremogelijkheden, inschrijving voor evenementen of contactformulier.

  • Het betreft naam en voornaam, firmanaam, e-mailadres, telefoonnummer, land, uw uitdrukkelijke toestemming, de informatie die u hebt aangevraagd of gedownload.
  • Bij chats verzamelen wij de bovengenoemde gegevens plus de transcripties.

Wij gebruiken die gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden 1) om onze diensten te leveren en te verbeteren, 2) om te antwoorden op de vragen die u ons stelt, 3) om de informatie te verstrekken of de acties te ondernemen die u ons vraagt, 4) om u te informeren over onze producten en diensten, 5) om onze producten en diensten te promoten.

Automatisch verzamelde gegevens, cookies:

Wij gebruiken verschillende technologieën, waaronder cookies, om uw surfgeschiedenis en andere gegevens automatisch bij te houden, zodat we uw taalvoorkeuren, uw apparaat of besturingssysteem herkennen en u een gepersonaliseerde surfervaring kunnen bieden. Cookies zijn kleine gegevensbestandjes die een unieke identificator kunnen bevatten. Wij wijzen een verschillende cookie toe aan elk apparaat dat toegang krijgt tot onze website. U kunt uw browser zo instellen dat de verzending van cookies wordt geweigerd. U kunt uw browser ook zo instellen dat hij geen cookies aanvaardt. In dat geval zult u niet alle functies van de Emixis-website kunnen gebruiken.

Om ons cookiebeleid te lezen, klik hier: Cookiebeleid.

Gegevens betreffende onze gebruikers en klanten:

Op het ogenblik dat wij uw bestelling krijgen, bij het configureren van de account en wanneer onze producten effectief worden gebruikt, verzamelt en ontvangt Emixis gegevens van onze klanten of hun werknemers, onderaannemers en/of eindgebruikers. Wij verzamelen die gegevens om ervoor te zorgen dat wij met onze klanten kunnen communiceren, dat onze producten kunnen functioneren zoals voorzien, om ze permanent te verbeteren en om u een hoge kwaliteit te kunnen bieden.

De verzamelde of ontvangen persoonsgegevens omvatten (maar zijn niet beperkt tot):

  1. Voor de facturatie

Voor eindgebruikers en klanten: naam en voornaam van de contactpersoon, firmanaam en btw-nummer, facturatieadres, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer.

  1. Bij de activering van de account
  • Voor elke eindgebruiker of klant maken wij een specifieke klantaccount aan (“klantaccount”), waarin wij de naam en voornaam van de eindgebruikers of de firmanaam en naam van de verkopers opnemen.
  • Wanneer de eindgebruikers en de klanten hun voertuigen in hun klantaccount registeren, verzamelen wij:

Het nummer van de kentekenplaat, het model en type voertuig, het merk, de kleur, en de naam van de eerste en laatste bestuurder.

  • Voor elke klant- en gebruikersaccount kennen wij een gebruikerslicentie toe en registreren wij de volgende persoonsgegevens (“gebruikersgegevens”): naam en voornaam, gebruikersnaam en wachtwoord, e-mailadres, adres, type/rol gebruiker, taal, vervaldatum van de gebruikerslicentie en lijst met producten en toepassingen waar de gebruiker toegang tot heeft.
  • Voor elke klant registreren wij een of meerdere individuele aanspreekpunten (van elk aanspreekpunt verzamelen wij naam en voornaam, gebruikersnaam, telefoonnummer, e-mailadres, functie/titel, taal, rol).
  • Elke klant kan in zijn klantaccount registreren hoeveel gebruikers er zijn voor elk product. Elk gebruiker van het product krijgt dan van Emixis een licentie als “gegevensgebruiker”.
  • Elke klant kan in zijn klantaccount een lijst van personen opnemen die onderworpen kunnen worden aan de lokalisatie-activiteiten die Emixis biedt voor sommige van zijn producten. Wij gebruiken diverse technologieën (Wifi-access points, GPS-signalen en andere) om informatie te verzamelen over het personeel, de voertuigen of de mobiele toestellen. Deze gegevens (“Persoonsgegevens”) omvatten onder meer: naam en voornaam van het personeel, externe identificatie, identificatiecode, adres, land, tracking-activeringsstatus, werkschema, datum en tijdstip van gebruik (start/stop), reële geografische locatie, zichtbaar op de elektronische kaart (POI), rijtoestand en modellen.

De persoonsgegevens die wij verzamelen of die wij van onze klanten of gebruikers ontvangen, worden uitsluitend gebruikt voor volgende doeleinden: i) facturatie, ii) inschrijving en authenticatie van de account, iii) levering van Emixis-producten en diensten aan de klant, iv) permanente communicatie over ons bedrijf en onze producten. Als u ervoor kiest om de Emixis-producten te gebruiken, dan aanvaardt u dat Emixis de aldus ontvangen of verzamelde persoonsgegevens over u gebruikt.

Als u als klant ons privacybeleid accepteert, verbindt u zich ertoe om uw contacten, gebruikers en personeel te informeren over wat persoonsgegevens zijn en hoe wij die verzamelen en gebruiken.

Hoe wij uw persoonsgegevens delen

Emixis verkoopt en verspreidt geen persoonsgegevens, behoudens zoals beschreven in dit privacybeleid of in enig ander document dat u uitdrukkelijk zou hebben goedgekeurd.

Niettemin zien wij ons door de aard van onze activiteit verplicht om samen te werken met andere partijen die zich ook genoodzaakt zien om uw persoonsgegevens te verwerken op basis van onze instructies.

Wij hebben met die derden een akkoord gesloten dat hen verbiedt om uw persoonsgegevens te gebruiken of te delen, behalve zoals contractueel of wettelijk bepaald.

Elke derde heeft echter zijn eigen privacybeleid en wij raden u aan om dit te raadplegen.

Houd er rekening mee dat sommige derden gevestigd kunnen zijn in landen die niet hetzelfde niveau van bescherming bieden qua persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens als uw land van herkomst.

U kunt er zeker van zijn dat wij alleen de gegevens doorgeven die strikt noodzakelijk zijn voor de goede werking van onze producten of communicatie, op basis van uw persoonlijke voorkeuren. Wij zullen alle nodige maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Wel geeft u, door dit privacybeleid te aanvaarden, toestemming aan Emixis om uw gegevens aan derden door te geven.

Weet ook dat als u Emixis-producten hebt gekocht bij een van onze wederverkopers, deze laatste uw persoonsgegevens aan Emixis zal doorgeven om het abonnement te activeren voor het product dat u hebt gekozen. In dat geval geeft u toestemming aan de wederverkoper om uw persoonsgegevens aan Emixis te verstrekken.

Bovendien kunnen wij uw persoonsgegevens delen wanneer wij activiteiten van derden verwerven of activiteiten of een wezenlijk deel van de activa van Emixis aan derden verkopen, en de koper of verkoper in het kader hiervan uw persoonsgegevens moet verstrekken.

Het type derde met wie wij uw persoonsgegevens delen, omvatten (aanbieders van) volgende diensten: i) CRM en e-mail, ii) betalingsverwerking en invordering, iii) informatica en bijstandsdiensten aan klanten, iv) Emixis wederverkopers, v) beheersdiensten van Emixis websites, vi) regerings- of wetgevende instanties.

Bewaring

Wij bewaren uw persoonsgegevens om te voldoen aan de verplichtingen van dit privacybeleid, aan onze algemene voorwaarden en aan de wettelijke verplichtingen.

Tenzij anders overeengekomen, slaan wij uw persoonsgegevens op tijdens de volledige duur van uw relatie met Emixis.

Bij beëindiging van onze contractuele relatie worden uw persoonsgegevens 3 maanden na de datum van beëindiging verwijderd.

Veiligheid

Emixis treft alle nodige voorzorgsmaatregelen om de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te verzekeren.

Wij implementeren systemen, toepassingen en procedures om uw persoonsgegevens te beveiligen en om de risico’s van diefstal, beschadiging, gegevensverlies, ongeoorloofde toegang of frauduleus gebruik van uw gegevens tot een minimum te beperken.

Wij verlenen alleen toegang tot uw persoonsgegevens aan personen en dienstverleners die handelen in naam of in opdracht van Emixis op basis van een contractueel akkoord dat de noodzaak vastlegt om uw persoonsgegevens te gebruiken.

De ondernemingen en personen aan wie toegang tot uw persoonsgegevens wordt verleend, zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid wat betreft de geheimhouding en bescherming van uw persoonsgegevens.

Wilt u meer vernemen over onze gegevensbeveiligingsmaatregelen, stuur uw vraag dan naar GDPR@emixis.com

Emixis kan de veiligheid van uw persoonsgegevens echter niet garanderen bij zware veiligheidsinbreuken die kunnen leiden tot verlies, vernietiging, wijziging of ongeoorloofde verspreiding van uw persoonsgegevens, waaronder met name ping flooding op firewalls of servers, hacking, DoS-aanvallen, spionage of vergelijkbare incidenten. Het melden van of reageren op dergelijke veiligheidsinbreuken, kan en zal niet worden opgevat als erkenning van schuld of aansprakelijkheid vanwege Emixis. Door dit privacybeleid te aanvaarden, stelt u Emixis vrij van elke aansprakelijkheid of claim die kan voortvloeien uit een dergelijk veiligheidsincident.

Controle en toegang tot uw persoonsgegevens

U behoudt alle rechten op uw persoonsgegevens. U kunt er op elk ogenblik toegang toe vragen om ze te verbeteren, te wijzigen, te schrappen of het gebruik ervan te beperken, door een e-mail te sturen naar het volgende adres GDPR@emixis.com. Het is belangrijk om te onthouden dat als u uw persoonsgegevens wist of het gebruik ervan beperkt, u onze producten niet langer zult kunnen gebruiken of geen toegang meer zult krijgen tot bepaalde functies van onze website.

Wij hopen dat het nooit nodig zal zijn, maar u kunt steeds een klacht indienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit: www.privacycommission.be

Wij hopen hiermee al uw vragen te hebben beantwoord. Wij zijn altijd bereid om te luisteren naar uw suggesties om ons privacybeleid te verbeteren. Bezorg ze ons op GDPR@emixis.com

emixis gebruikt cookies om uw surfervaring op deze website gemakkelijker te maken. Meer info Plus d'infos

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Dicht