Politique De Confidentialité

Emixis et sa Politique de Confidentialité

Introduction

Voici la Politique de Confidentialité régissant la manière dont Emixis et ses sociétés affiliées utilisent les « Données Personnelles » que nous collectons, recevons et stockons. Ces informations concernent les individus utilisant nos logiciels, services et applications mobiles (« Produits ») et notre site internet : www.emixis.com ou tout autre site internet opéré par Emixis se référant à cette Politique de Confidentialité (chacun, ensemble avec ses sous-domaines, contenus et services, dénommé ici comme "Site Web").

Les Données Personnelles sont les informations que vous nous fournissez ou que nous pouvons recueillir et qui vous identifient personnellement. Ces données peuvent inclure votre nom, adresse e-mail, informations de facturation, votre localisation personnelle, l’emplacement de votre véhicule, des informations d’itinéraire ou tout autre donnée nécessaire à l’utilisation correcte de nos Produits.

Emixis fournit des Produits à des particuliers (« Utilisateurs Finaux »), des entreprises ou des revendeurs, y compris leurs sous-traitants (« Clients »).

Cette Politique de Confidentialité concerne les Données Personnelles reçues ou collectées sous tout type de format ; papier, verbal ou électronique transmis par les Utilisateurs Finaux, les Clients, incluant les personnes de contact du Client (« Contacts Client »), des utilisateurs produit du Client (« utilisateurs Produit ») et du personnel de terrain du Client (« Personnel »). Ce document définit quelles sont les Données Personnelles que nous recevons, comment nous les utilisons, traitons, conservons et transférons. Il définit aussi la manière dont vous pouvez accéder, mettre à jour, supprimer et contrôler vos Données Personnelles.

Vous pouvez alors choisir de fournir ou de divulguer vos Données Personnelles dans le cadre de l’utilisation de nos Produits Emixis et de notre Site Web. Si vous refusez de fournir ces données, vous ne serez pas en mesure d’utiliser nos Produits. En revanche, vous pourrez toujours visiter et utilisez notre Site Web, tout en restant toutefois incapable d’accéder ou d’utiliser certaines fonctionnalités, options, programmes ou services qui impliquent notre interaction.

Notre Site Web peut contenir des liens vers des sites web tiers et des services qui ne sont pas détenus et contrôlés par Emixis. Nous ne sommes pas responsables des pratiques et du contenu de ces sites web tiers, services et publicités. Vous devez donc avoir conscience que vous visitez ces sites à vos propres risques.

Cette politique de confidentialité fait partie intégrante de nos conditions générales :  Conditions Générales de Vente d’Emixis.

  

Toutes les questions concernant notre politique de confidentialité et nos pratiques de confidentialité sont à envoyer par e-mail à : GDPR@emixis.com ou à l’adresse suivante :

Emixis

Data Compliance Officer – M. Vincent Greslebin
Rue du Bassin Collecteur 3
1130 Brussels – Belgique

Quelles données collectons-nous et comment les utilisons nous ?

De la part des visiteurs de notre Site Web :

Les données qui nous sont volontairement transmises :

Nous collectons les Données Personnelles que vous nous fournissez volontairement ou que vous nous transmettez en remplissant l’un de nos formulaires de type : demande de produit, demande de service, questions, opportunité de carrière, inscription à des événements ou formulaire de contact.

  • Nom et prénom, nom de la société, adresse e-mail, numéro de téléphone, pays, votre consentement explicite, les informations que vous avez demandé ou téléchargé
  • Dans le cas d’un « chat », nous collectons les informations ci-dessus ainsi que les retranscriptions

Nous utilisons ces informations uniquement dans le but de 1) fournir et améliorer nos services, 2) répondre aux questions que vous pourriez nous poser, 3) fournir des informations ou suivre les actions que vous nous avez demandées, 4) vous informer sur nos produits et services, 5) faire la promotion de nos produits et services

Les données collectées automatiquement, cookies :

Nous utilisons différentes technologies, y compris les cookies, pour collecter automatiquement votre historique de navigation et d’autres données afin de vous offrir une expérience personnalisée, reconnaissant vos préférences de langues, votre appareil ou votre système d’exploitation. Les cookies sont une petite quantité de données qui peuvent inclure un identifiant unique. Nous assignons un cookie différent à chaque appareil qui accède à notre Site Web. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser l’envoi de cookies. Vous pouvez aussi le configurer pour qu’il n’accepte pas les cookies. Dans ce cas, vous ne pourrez pas accéder à toutes les fonctionnalités que propose le Site Web Emixis.

Pour lire notre politique sur les cookies, cliquez ici :  Cookies

De la part de nos Utilisateurs Finaux et de nos Clients :

Au moment où nous recevons votre commande, lors de la configuration du compte et lorsque nos Produits sont effectivement utilisés, Emixis recueille et reçoit des informations de nos Clients / ou de leurs employés, sous-traitants et / ou Utilisateurs Finaux. Nous collectons ces informations pour nous assurer que nous pouvons communiquer avec nos Clients, que nos Produits peuvent fonctionner comme prévu, que nous continuons à les améliorer et que nous pouvons fournir un service client de haute qualité.

Les Données Personnelles collectées ou reçues incluent (liste non exhaustive) :

  1. Pour la facturation

Pour les Utilisateurs Finaux et les Clients : prénom et nom de la personne à contacter, nom de l’entreprise et numéro de TVA, adresse de facturation, numéro de téléphone, numéro de fax, adresse e-mail, numéro de compte bancaire.

  1. Lors de l’activation du compte
  • Pour chaque Utilisateur Final ou Client, nous créons un compte client spécifique (« compte client ») dans lequel nous collectons les noms et prénoms des Utilisateurs Finaux ou le nom de la société et les noms de ses revendeurs.
  • Lorsque les Utilisateurs Finaux et les Clients enregistrent leurs véhicules dans leur compte client, nous collectons :

Le numéro de plaque d’immatriculation, le modèle de véhicule, le type, la marque, la couleur et le nom et prénom du conducteur désigné.

  • Pour chaque compte client d’Utilisateur Final , nous accordons une licence d’utilisateur nous enregistrons les Données Personnelles suivantes (« données utilisateur ») : nom et prénom, nom d’utilisateur et mot de passe, adresse e-mail, adresse, type/rôle de l’utilisateur, langue, date d’expiration de la licence utilisateur et liste des Produits et applications auxquelles l’utilisateur a accès.
  • Pour chaque compte client de Client, nous enregistrons un ou plusieurs Contacts Clients individuels. Pour chaque contact que nous collectons : nom et prénom, nom d’utilisateur, numéro de téléphone, adresse e-mail, fonction/titre, langue, rôle.
  • Chaque Client peut enregistrer dans son compte client plusieurs utilisateurs du Produit. Chaque utilisateur du Produit reçoit alors une licence de la part d’Emixis et nous collectons leurs données utilisateur.
  • Chaque Client peut enregistrer dans son compte client une liste du Personnel pouvant être soumis aux activités de localisation que pratique Emixis pour certains de ses Produits. Nous utilisons diverses technologies (point d’accès Wi-Fi, signaux GPS et autres) pour avoir des informations sur le Personnel, les véhicules ou les appareils mobiles. Ces informations (« Données sur le Personnel ») comprennent entre autres : nom et prénom du Personnel, identification externe, clé d’identification, adresse, pays, état d’activation du suivi, calendrier de travail, date et heure d’utilisation (démarrage/arrêt), emplacement géographique réel visible sur la carte électronique (POI), état et profil de conduite.

Les Données Personnelles collectées ou reçues de la part de nos Clients ou nos Utilisateurs Finaux, sont utilisées strictement aux fins de i) facturation du compte, ii) inscription et authentification du compte, iii) permettre une utilisation appropriée des Produits Emixis et du service clientèle, iv) une communication continue sur notre société et nos produits. Si vous choisissez d’utiliser les Produits Emixis, vous acceptez l’utilisations par Emixis de vos Données Personnelles reçues ou collectées de cette manière.

Si vous êtes un Client, en acceptant notre Politique de Confidentialité, vous vous engagez à informer vos Contacts, vos utilisateurs Produit et votre Personnel, de la manière dont nous collectons et utilisons leur Données Personnelles, inclus leur Données sur le Personnel.

Comment nous partageons vos Données Personnelles

Emixis ne vend et ne divulgue aucunes des Données Personnelles, sauf tel que décrit dans cette Politique de Confidentialité ou dans tout autre document que vous auriez spécifiquement approuvé.

Cependant, étant donné la nature de notre entreprise, nous sommes amenés à travailler avec d’autres parties ayant également besoin de traiter vos Données Personnelles sur la base de nos instructions.

Nous avons mis en place des accords avec ces tiers, qui leur interdit d’utiliser ou de partager vos Données Personnelles d’une autre manière que celle spécifiée contractuellement ou pour des raisons légales.

Cependant, chacune de ces tierces parties propose sa propre politique de confidentialité que nous vous encourageons à aller les consulter.

Veuillez noter que certains de ces tiers peuvent être situés dans des pays où la protection de la vie privée et vos Données Personnelles peuvent ne pas être équivalentes à celles de votre pays d’origine.

Soyez rassuré, nous ne transférons que les données strictement nécessaires au bon fonctionnement de nos Produits ou communication avec vous basées sur vos préférences personnelles, et nous prendrons toutes les mesures nécessaires à la protection de vos Données Personnelles. Cependant, en acceptant cette Politique de Confidentialité, vous autorisez Emixis à transférer vos Données Personnelles à des tiers.

De plus, veuillez noter que si vous avez acheté des Produits Emixis auprès d’un de nos revendeurs, ce dernier transférera vos Données Personnelles à Emixis afin d’activer l’abonnement propre au Produit que vous avez choisi. Dans ce cas, vous autorisez le revendeur à fournir vos Données Personnelles à Emixis.

En outre, nous pouvons partager vos Données Personnelles dans le cas où nous vendons ou acquérons des activités entreprise tierces ou si des actifs substantiels d’Emixis sont vendus à des entreprises tierces et la divulgation de vos Données Personnelles est requise par l’acheteur ou le vendeur.

Le type de tiers avec lesquels nous partageons vos Données Personnelles incluent les services suivants : i) CRM et e-mail, ii) traitement des paiements et services de récupération de paiement, iii) informatique et service de support client, iv) les revendeurs Emixis, v) les services de gestion de Sites Web Emixis, vi) les entités gouvernementales ou législatives.

Rétention

Nous conservons vos Données Personnelles pour remplir les obligations de cette Politique de Confidentialité, nos Conditions Générales et les obligations législatives.

Sauf convention contraire, nous stockons vos Données Personnelles pendant toute la durée de la relation contractuelle que vous entretenez avec Emixis.

À la fin de notre relation contractuelle, vos Données Personnelles seront supprimées 3 mois après la date de résiliation.

Sécurité

Emixis prend toutes les précautions nécessaires pour assurer la sécurité et la protection de vos Données Personnelles.

Nous implémentons des systèmes, des applications et des procédures pour sécuriser vos informations personnelles, minimiser les risques de vol, dommage, perte d’information, accès non autorisé ou utilisation frauduleuse de vos informations.

Nous autorisons l’accès à vos données personnelles uniquement aux particuliers et aux fournisseurs de service agissant au nom ou sur les instructions d’Emixis sur la base d’un accord contractuel spécifiant la nécessité d’utilisation de vos Données Personnelles.

Les entreprises et les particuliers ayant été autorisés à accéder à vos Données Personnelles sont conscients de leur responsabilité de confidentialité et de sécurisation de vos Données Personnelles.

Pour plus d’informations sur nos mesures de sécurité et de protections des données, veuillez envoyer votre demande à GDPR@emixis.com

Pour autant, Emixis ne peut pas garantir la sécurité de vos Données Personnelles en cas de violation de sécurité majeure pouvant entrainer la perte, la destruction, la modification ou la divulgation non autorisées de vos données à caractère personnel, incluant notamment, des pings ou autres attaques diffuses sur les pares-feux ou les serveurs, scans de ports, tentatives de connexion infructueuses, déni de service, espionnage ou incidents similaires. Signaler ou répondre à de telles violation de sécurité n’est pas et ne sera pas considéré comme une reconnaissance de faute ou de responsabilité de la part d’Emixis. En acceptant cette Politique de Confidentialité, vous exonérez Emixis de toute responsabilité ou réclamation résultant de cet incident de sécurité.

Contrôle et accès à vos informations personnelles

Vous conservez tous les droits sur vos Données Personnelles. Vous pouvez en réclamez l’accès à tout moment pour corriger, modifier, supprimer ou limiter l’utilisation de vos Données Personnelles en nous contactant par e-mail à GDPR@emixis.com. Il est important de vous rappeler que si vous supprimez ou limitez l’usage de vos Données Personnelles, vous ne pourrez plus utiliser nos Produits ou n’aurez plus accès à certaines fonctionnalités de notre Site Web.

Bien que nous espérions que vous n’aurez jamais à le faire, vous pourrez toujours déposer une plainte auprès de la commission de confidentialité belge : www.privacycommission.be

Nous espérons avoir répondu à toutes vos questions sur le sujet. Vous pouvez, à tout moment, nous tenir informés si vous avez une quelconque suggestion nous permettant d’améliorer notre Politique de Confidentialité à GDPR@emixis.com.

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